Del Vie, 17/07/2015 - 20:56 por LNi3to
En Productividad

Hace ya algunos años que me viene interesando mucho todo lo relacionado con las diferentes estrategias y técnicas asociadas a la gestión del tiempo, orientadas a la mejora de la productividad personal. Desde entonces, he incorporado a mi rutina de trabajo una versión simplificada de la metodología GTD (Getting Things Done). La he adaptado un poco a mis características y hábitos personales pero en general, se respeta la esencia.

Aunque GTD se puede poner en práctica incluso con una libreta y un boli, en mi caso me apoyo en una aplicación para gestionar listas llamada Wunderlist que elegí por por su simplicidad y versatilidad. También la elegí porque tiene versiones estables para todos los dispositivos importantes (incluido ahora también el Apple Watch), con lo que dispongo de las listas sincronizadas en todo momento. De hecho uso la versión gratuita de la aplicación, que es totalmente funcional.

A continuación os comentaré mi experiencia personal trabajando con Wunderlist y la metodología GTD: Principalmente cómo organizo las diferentes listas de la aplicación y la nomenclatura específica que uso en el título de los ítems de éstas para que me brinden de manera rápida información relevante a la hora de acometer las acciones en cuestión.

Así que si estás buscando una aplicación informática de apoyo para llevar GTD a la práctica, este post te puede ser de utilidad ya que aunque la operativa que se describe está orientada a funcionar con Wunderlist, es fácilmente extrapolable a otras aplicaciones similares.

La gestión de listas

Como comentaba anteriormente, Wunderlist es una aplicación de diseño sencillo pensada para que puedas gestionar tus cosas de manera cómoda a través de listas. Los elementos de las listas pueden tener asociadas notas, recordatorios y fechas de caducidad, pueden ser compartidos, asignados, y gestionados de manera colaborativa, entre otras muchas funcionalidades.

Para la gestión de mis listas concretas en el contexto de GTD, además de crear mis propias listas de trabajo, he activado las “listas inteligentes” que me brinda la aplicación desde el apartado de configuración. Las listas inteligentes no son ni más ni menos que vistas con agrupaciones por varios criterios de los elementos que componen todas las listas. Una de estas listas inteligentes es la Bandeja de entrada, que es donde va a parar todo asunto que tenga algún sentido o significado para mí, antes de ser procesado.

Una vez procesados los asuntos, aquellos que son convertidos en acciones van a parar a algunas de las listas de trabajo que tengo creadas en la aplicación. Las listas de trabajo que uso son las siguientes:

• Acciones en curso
• Acciones en Espera de De…
• Lista de deseos (Algún día/Quizás)
• Proyectos
• Niveles altos de perspectiva

La estructura de listas anterior es una propuesta mínima válida para mí, pero cada persona tiene una manera propia de organizar sus listas. En mi caso, la lista de Niveles de altos perspectiva no tiene el objetivo de agrupar acciones concretas, esta lista está compuesta por 3 elementos, mi propósito de vida, mi visión y mis objetivos a medio largo plazo encaminados a realizar la visión. Cada acción contiene un breve párrafo con mis reflexiones en cada caso; están programadas para ser revisadas una vez al año, cada 6 meses y cada 3 meses respectivamente (lo cual no significa que no los pueda revisar/actualizar entre medias).

Como resultado del procesado de la bandeja de entrada, cada acción es enviada a una de las lista anteriores. Para completar la información que necesito de cada acción, en el título de ésta incluyo etiquetas que me indican, con solo un vistazo, a que contexto pertenece la acción, cuanto tempo estimado me llevaría realizarla, si requiere un nivel alto o bajo de concentración, a que área de responsabilidad pertenece y si la tengo catalogada como “Tarea muy importante”.

Por ejemplo, al procesar el asunto “Pagar la multa de aparcamiento que me acaba de llegar hoy”, el resultado fue la siguiente acción, que envié a la lista de Acciones en curso: @internet T:-10 E:B AR:PER TMI Pagar multa aparcamiento

Como se ve en la imagen, en este caso además definí una fecha de caducidad para la acción, ya que quiero beneficiarme del ”pronto pago”.

Pero, ¿qué significa el conjunto de símbolos (@internet T:-10 E:B AR:PER TMI...) que preceden a la descripción de la acción? En el siguiente artículo veremos la estructura que uso en el formato del título de una acción una vez procesada.